Effiziente Zeiterfassung: Wie Digitalisierung Zeit und Kosten spart

In vielen Unternehmen ist die Zeiterfassung immer noch ein mühsamer und fehleranfälliger Prozess. Die Zeiten werden manuell aufgeschrieben, mühsam in Excel übertragen und mehrfach kontrolliert. Diese Vorgehensweise verursacht nicht nur hohe Kosten, sondern birgt auch zahlreiche Fehlerquellen und frisst wertvolle Ressourcen. Doch es gibt eine Lösung: die Digitalisierung der Zeiterfassung.

Vom IST-Prozess zum SOLL-Prozess

Typische Herausforderungen bei der manuellen Zeiterfassung:

• Zeitaufwand: Mehrfache Übertragungen und manuelle Kontrollen binden Ressourcen, die besser genutzt werden könnten.

• Fehleranfälligkeit: Übertragungsfehler und Missverständnisse können zu falschen Abrechnungen führen.

• Langsame Freigabeprozesse: Der Freigabeprozess zieht sich oft über mehrere Schritte und Abteilungen.

• Hohe Kosten: Ineffiziente Abläufe verursachen vermeidbare Personalkosten.

Wie wir vorgegangen sind

Um die bestehenden Herausforderungen zu lösen, wurde zunächst eine detaillierte Prozessanalyse durchgeführt. Hierbei wurden die manuellen Abläufe dokumentiert und Schwachstellen identifiziert, wie z. B. redundante Arbeitsschritte und fehleranfällige Übergaben. Anschließend wurde ein optimierter Soll-Prozess entworfen, bei dem eine Softwarelösung eingeführt wurde, um die Zeiterfassung vollständig zu digitalisieren. Die Mitarbeiter gaben ihre Zeiten direkt in das System ein, wodurch sich die Anzahl manueller Eingaben drastisch reduzierte. Automatisierte Kontrollmechanismen und klare Weiterleitungsprozesse beschleunigten die Genehmigung und Abrechnung. Schließlich wurde ein Change-Management-Plan entwickelt, um Mitarbeiter bei der Einführung der neuen Lösung zu unterstützen und eine reibungslose Umstellung zu gewährleisten.

Die Ergebnisse

Durch die Digitalisierung konnten deutliche Verbesserungen erzielt werden:

• 60 % Zeitersparnis: Automatisierte Prozesse reduzieren manuelle Eingaben und beschleunigen Abrechnungen.

• 55 % weniger Fehler: Daten werden automatisch erfasst und verarbeitet, wodurch Übertragungs- und Berechnungsfehler minimiert werden.

• 30 % schnellere Freigabe: Prüfschritte und Genehmigungen erfolgen effizienter.

• 25 % Kostensenkung: Der reduzierte Verwaltungsaufwand und die gesteigerte Effizienz sparen Ressourcen.

100 % Transparenz

Mit einer digitalen Lösung erhalten Unternehmen nicht nur schnellere und kosteneffizientere Prozesse, sondern auch eine bessere Übersicht und Nachvollziehbarkeit. So können Führungskräfte fundierte Entscheidungen treffen und gleichzeitig die Zufriedenheit der Mitarbeiter steigern.

Wenn Sie bereit sind, Ihre Zeiterfassungsprozesse zu modernisieren und die Vorteile der Digitalisierung zu nutzen, unterstützen wir Sie gerne. Gemeinsam schaffen wir effizientere Prozesse, die Ihnen messbare Ergebnisse liefern.

Wissen Sie bereits wie Sie die Digitalisierung meisten wollen?