Leistung für KMU in Österreich
Buchhaltung automatisieren.
Der Belegstapel wird kleiner, ohne dass du ihn anfasst.
Rechnung kommt ins Postfach. Eine KI liest sie aus. Der Beleg liegt abgelegt, die Daten sind aufbereitet für deine Buchhaltung. Wer nicht zahlt, bekommt pünktlich die Erinnerung. Ich baue dir das System. Du bedienst es selbst.
30 Minuten. Kostenlos. Kein Fachchinesisch.
PostfachRechnungen
Belegliste für die Buchhaltung
Offene PostenTag 0 nach Fälligkeit
Erinnerung Tag 7 · 1. Mahnung Tag 14 · 2. Mahnung Tag 21 · bezahlt
Simulation mit erfundenen Firmen. Gerechnet mit 20 % USt: Brutto = Netto × 1,2, auf den Cent gerundet.
Das Kontenblatt deiner Woche
Wo geht deine Zeit in der Buchhaltung hin?
Buchhaltung automatisieren heißt nicht, dass eine KI deine Steuern macht. Es heißt, dass die Vorarbeit wegfällt. Ich habe diesen Ablauf schon für mehrere Betriebe gebaut. Die Vorarbeit sieht fast überall gleich aus.
Ablegen
PDF aus der Mail holen, umbenennen, in den richtigen Ordner schieben. Datum und Betrag in die Excel-Liste tippen. Ein Zahlendreher reicht für eine falsche Buchung.
am WochenendeAbgleichen
Kontoauszug neben der Rechnungsliste. Welche Rechnung ist bezahlt, welche noch offen? Zeile für Zeile, von Hand.
zwischendurchMahnen
Eine Liste, ein Kalender mit Fälligkeiten und ein Haufen Notizen. Prüfen, erinnern, mahnen. Oft mit Verzögerung, weil das Tagesgeschäft vorgeht.
zu spätSuchen
Dein Steuerberater fragt nach fehlenden Belegen. Also suchst du. Im Postfach, im Download-Ordner, in der Ablage.
auf NachfrageNichts davon ist Buchhaltung im eigentlichen Sinn. Es ist Vorarbeit. Und genau die kann ein System übernehmen.
Drei Bausteine
Was läuft danach automatisch?
Du musst nicht alles auf einmal umstellen. Jeder Baustein läuft für sich, und zu jedem gibt es eine Anleitung im Blog, falls du genau wissen willst, wie er gebaut ist.
Belege automatisch erkennen und ablegen
Eine Rechnung landet im Postfach. Das System erkennt den Anhang, meistens ein PDF, und legt ihn im richtigen Ordner ab. Auch gescannte Belege lassen sich so verarbeiten.
Kein Umbenennen. Kein Verschieben. Kein Suchen.
Anleitung: Rechnungen nie wieder händisch abtippenRechnungen automatisch auslesen und aufbereiten
Eine KI liest die Rechnung und zieht die wichtigen Daten heraus: Rechnungsnummer, Datum, Lieferant, Netto, Umsatzsteuer, Brutto, Fälligkeit. Alles landet strukturiert in einer Tabelle, aufbereitet für deine Buchhaltung.
Das Original bleibt daneben abgelegt.
Anleitung: Buchhaltung mit Claude automatisierenMahnwesen automatisieren, in Stufen
Das System prüft täglich, welche Rechnungen fällig oder überfällig sind. Dann geht die passende E-Mail raus: erst eine freundliche Erinnerung, danach die erste und die zweite Mahnung. Mit Kundenname, Rechnungsnummer, offenem Betrag und Fälligkeitsdatum.
Keine Frist verstreicht mehr unbemerkt.
Anleitung: Automatisches Mahnwesen mit n8nEchter Kunde, echtes System
Wie sieht das bei einem echten Kunden aus?
TBT Tor & Brandschutztechnik GmbH · Brandschutz
Der Betrieb erstickte im Kleinkram.
Rechnungen ablegen, Zahlungen abgleichen, Mahnungen schreiben, einfache Anfragen am Telefon. Zeit, die für die eigentliche Arbeit fehlte.
KI-gestützte Rechnungsablage und ein Mahn-Dashboard, beides automatisiert. Dazu ein KI-Telefonagent, der einfache Anfragen selbst entgegennimmt und beantwortet.
Rechnungsablage, Mahn-Dashboard und Telefonagent zusammen. Der Betrieb hat wieder Luft, am Unternehmen zu arbeiten statt nur darin.
Auch bei Amici Pizzeria laufen Rechnungen und Kontoabgleich heute automatisch.
Alle Kundenprojekte ansehen →Der ehrliche Teil
Was bleibt bei dir und deinem Steuerberater?
Eine Menge. Und das ist gut so. Das System bereitet vor und legt ab. Entscheiden musst du weiter selbst.
Übernimmt das System
- Belege aus dem Postfach holen und im richtigen Ordner ablegen.
- Rechnungsdaten auslesen und in eine Liste übertragen.
- Täglich prüfen, welche Rechnungen fällig oder überfällig sind.
- Erinnerungen und Mahnungen pünktlich verschicken.
Bleibt bei dir und deiner Steuerberatung
- Draufschauen, bevor Daten in deinen Abschluss gehen.
- Steuerliche Fragen: was absetzbar ist, wie ein Beleg zu behandeln ist.
- Abschluss und Steuererklärung mit deiner Steuerberatung.
- Entscheidungen. Verantwortung lässt sich nicht an einen Algorithmus abgeben.
Dein Steuerberater bekommt geordnete Belege und saubere Daten statt eines Stapels. Die Entscheidungen triffst weiter du.
Ein ehrlicher Satz vorweg: Ein chaotischer Ablauf wird durch Automatisierung nicht besser. Das Chaos läuft dann nur schneller. Deshalb schauen wir uns deinen Ablauf an, bevor ich etwas baue. Ich bin kein Steuerberater, und diese Seite ist keine Steuer- oder Rechtsberatung.
Der Weg zu deinem System
Wie läuft das Projekt ab?
Du musst kein Technik-Experte sein und nichts vorbereiten. Du sagst mir, wo es hakt. Den Rest übernehme ich.
Erstgespräch
30 Minuten. Wie kommen deine Rechnungen heute rein, wo landen sie, wie mahnst du? Am Ende weißt du, was möglich ist. Kostenlos.
Analyse und Plan
Ich zeige dir, welcher Baustein bei dir den größten Hebel bringt. Klarer Plan mit Festpreis, bevor etwas startet.
Ich baue
Du machst weiter dein Business, ich baue. Du siehst Zwischenstände, kein Fachchinesisch.
Übergabe und Support
Dein System geht live, mit verständlicher Einweisung und Support. Danach bedienst du es selbst.
Häufige Fragen
Fragen zur automatisierten Buchhaltung
Eingangsrechnungen, die per E-Mail kommen, meistens als PDF-Anhang. Auch Scans lassen sich verarbeiten. Die KI liest Rechnungsnummer, Datum, Lieferant, Netto- und Bruttobetrag, Umsatzsteuer, Fälligkeit und Währung aus.
Das Original bleibt immer abgelegt, neben den ausgelesenen Daten. So kannst du jede Zeile gegen den Beleg prüfen. Weil niemand mehr abtippt, fallen Zahlendreher beim Übertragen weg. Die Kontrolle vor dem Abschluss bleibt trotzdem bei dir und deiner Steuerberatung.
Nein. Ich rede nicht von einem teuren ERP-System. Ich verbinde die Tools, die du schon nutzt, zum Beispiel dein Postfach, einen Ordner für die Ablage und eine Tabelle. Dahinter läuft ein schlanker Workflow, etwa mit n8n und KI.
Das hängt am Aufbau, und den klären wir vor dem Bau. Entscheidend ist, wo die Daten liegen und welches KI-Modell sie verarbeitet. n8n lässt sich auf eigenen Servern oder bei einem europäischen Hoster betreiben, und es gibt KI-Modelle, die in Europa verarbeiten. Dazu gilt: nur die Daten verarbeiten, die der Ablauf wirklich braucht. Eine verbindliche Rechtsauskunft gibt dir dein Datenschutzbeauftragter oder Anwalt.
Nein. Das System bereitet vor und legt ab. Steuerliche Entscheidungen, Abschluss und Steuererklärung bleiben bei dir und deiner Steuerberatung. Du lieferst geordnete Belege statt eines Stapels.
Das System prüft täglich, welche Rechnungen fällig oder überfällig sind. Dann geht die passende E-Mail raus: zuerst eine freundliche Zahlungserinnerung, danach die erste und die zweite Mahnung. Kundenname, Rechnungsnummer, offenen Betrag und Fälligkeitsdatum setzt es selbst ein. Stufen und Abstände passen wir an deinen Ablauf an.
Das hängt davon ab, welche Bausteine du brauchst. Nach dem Erstgespräch und der Analyse bekommst du einen klaren Plan mit Festpreis, bevor etwas startet. Keine versteckten Kosten.
Aus dem Blog
Weiterlesen
Drei Beiträge, wenn du tiefer einsteigen willst.
Nächster Schritt
Zeig mir deinen Belegstapel. Ich zeig dir, was davon von allein laufen kann.
- Du erzählst mir, wie Rechnungen heute reinkommen und wo sie landen.
- Ich sage dir, welcher Baustein bei dir den größten Hebel hat.
- Passt es nicht, sage ich dir das auch. Dann hast du 30 Minuten investiert und eine klare Antwort.