n8n-Workflows für KMU
n8n-Automatisierung für dein Unternehmen
Das eine Tool weiß nichts vom anderen. Dieselben Daten pflegst du an drei Stellen. Mit n8n-Automatisierung laufen Rechnungen, Anfragen und Mahnungen von allein durch. Wir bauen den Workflow als Baustein deiner eigenen Software und betreiben ihn danach für dich.
30 Minuten. Kostenlos. Unverbindlich.
Workflow wartet auf die nächste Rechnung
0
- Noch keine Ausführung. Die erste Rechnung ist unterwegs.
Beispieldaten mit erfundenen Lieferanten. So läuft ein Rechnungseingang in n8n: Mail kommt rein, die KI liest die Rechnung, eine Prüfung entscheidet, dann Ablage und Buchhaltung. Größere Beträge gehen zur Freigabe an dich.
Das Werkzeug
Was ist n8n und warum passt es zu KMU?
n8n ist ein Open-Source-Tool für Workflow-Automatisierung. Du verbindest damit Programme, die du schon nutzt: Postfach, CRM, Cloud-Speicher, Buchhaltung. Ein Trigger startet den Workflow, die nächsten Knoten erledigen Schritt für Schritt die Arbeit.
Für KMU ist n8n unser Werkzeug der Wahl. Aus drei Gründen.
01
Offen statt Blackbox
Der Quellcode ist öffentlich einsehbar. Über HTTP-Anfragen und Webhooks spricht n8n mit praktisch jedem Dienst, der eine API anbietet. Du startest mit einem einfachen Workflow und baust ihn aus, sobald er stabil läuft.
02
Selbst hostbar in der EU
n8n läuft auf deinem eigenen Server oder bei einem europäischen Hoster. Du behältst die Kontrolle, wo deine Daten verarbeitet werden. Für KI-Schritte gibt es EU-Modelle wie Mistral AI.
03
Keine Kosten pro Nutzer
Selbst gehostet ist die Software kostenlos, du zahlst nur den Server. Versteckte Kosten pro Nutzer oder pro Integration gibt es nicht. Bei Zapier steigen die Gebühren mit mehr Zaps und mehr Daten.
Anwendungsfälle
Welche Abläufe automatisierst du mit n8n?
Die Faustregel: Wiederholt sich eine Aufgabe und hat sie klare Regeln, lässt sie sich wahrscheinlich automatisieren. Sechs Beispiele. Zu jedem gibt es eine Anleitung im Blog.
- Drive
- Gemini
- Sheets
Rechnungen ablegen und erfassen
Die Rechnung landet im Postfach, n8n legt das PDF im richtigen Ordner ab. Die KI liest Rechnungsnummer, Datum, Lieferant, Betrag und Fälligkeit aus und schreibt alles in eine Tabelle.
Anleitung lesen →- Zeitplan
- Tabelle
- Gmail
Mahnwesen, das nichts vergisst
Jeden Tag prüft der Workflow deine offenen Rechnungen. Erinnerung an Tag 7, erste Mahnung an Tag 14, zweite an Tag 28. Jede Mail mit Name, Rechnungsnummer und offenem Betrag.
Anleitung lesen →- Postfach
- Gemini
- Ordner
E-Mails, die sich selbst sortieren
Die KI erkennt, ob eine Mail eine Rechnung, eine Kundenanfrage, ein Newsletter oder Spam ist. n8n verschiebt sie in den passenden Ordner und archiviert, was du nicht sehen musst.
Anleitung lesen →- Sheets
- Warten
- Stopp
Angebote automatisch nachfassen
Steht in deiner Tabelle „Angebot gesendet“, fasst n8n an Tag 3, 7 und 14 nach. Änderst du den Status, weil der Kunde geantwortet hat, stoppt der Workflow für diesen Eintrag.
Anleitung lesen →- Airtable
- Website
- OpenAI
Firmen recherchieren, ohne zu googeln
Aus einer URL pro Lead holt der Workflow Geschäftsführung, Umsatzschätzung und Social-Media-Profile und trägt alles in dein CRM in Airtable ein. Statt 15 Minuten Googeln pro Firma.
Anleitung lesen →- Developer App
- n8n
LinkedIn-Posts planen und veröffentlichen
Über eine LinkedIn Developer App verbindest du n8n mit deinem Profil. Dann planst du Beiträge vor, teilst Inhalte aus anderen Quellen automatisch oder veröffentlichst KI-Texte mit einem Klick.
Anleitung lesen →Der Vergleich
n8n, Make oder Zapier?
Alle drei verbinden Tools. Für KMU zählen aber drei Dinge: Kosten, Datenschutz und wie gut das System mitwächst.
| Kriterium | Zapier | Make | n8n |
|---|---|---|---|
| Einstieg | Sehr einfach. Intuitive Oberfläche, riesige Auswahl fertiger Integrationen. | Visuelle Oberfläche. Die Einarbeitung ist etwas aufwendiger als bei Zapier. | Steilere Lernkurve. Braucht technisches Verständnis oder jemanden, der sich auskennt. |
| Kosten beim Wachsen | Mit mehr Zaps und mehr Daten steigen die Gebühren schnell. | Kann bei intensiver Nutzung günstiger sein als Zapier. | Selbst gehostet kostenlos, du zahlst nur den Server. Die Cloud-Version ist transparent bepreist. |
| Datenschutz | Oft eine Grauzone, weil die Daten auf externen Servern verarbeitet werden. | Daten liegen oft auf Servern außerhalb der EU. Das erschwert die DSGVO. | Läuft auf eigenen Servern. Deine Daten verlassen deine Infrastruktur nicht. |
| Komplexe Abläufe | Bei komplexen oder schnell wachsenden Anforderungen wird es teuer. | Flexibler als Zapier, Workflows entstehen Schritt für Schritt. | Sehr flexibel, inklusive KI-Modellen und eigenen KI-Agenten. |
| Passt für | Den schnellen Start mit einfachen Automatisierungen. | Visuell orientierte Workflows. | KMU, denen Datenschutz, Kontrolle und langfristiges Wachstum wichtig sind. |
n8n ist unser klarer Favorit. Die steilere Lernkurve nehmen wir dir ab: Wir bauen den Workflow als Teil deiner eigenen Software und betreiben ihn danach.
Ganzen Vergleich lesen →Beispiel aus der Praxis
Wie sieht das bei einem echten Kunden aus?
Automation
Tor- und Brandschutzbetrieb · Steiermark
Eingangs- und Ausgangsrechnungen kamen als PDF ins Postfach. Jede musste jemand öffnen, ablegen und in eine Liste tragen. Wer wissen wollte, was offen ist, musste suchen.
Einen n8n-Workflow für den Rechnungseingang. Die KI liest jedes PDF, auch gescannte Belege, und trägt Firma, Nummer, Beträge und Fälligkeit ein. Kommt eine Mail ohne Rechnung, geht eine Warnung raus. Eine Übersicht zeigt, was offen und was überfällig ist.
Der Rechnungsteil läuft im Betrieb. Die Serviceaufträge als eigene Software sind der nächste Schritt.
Der Weg zu deinem Workflow
Wie läuft ein n8n-Projekt ab?
Du musst kein Technik-Experte sein und nichts vorbereiten. Du sagst uns, wo es hakt. Den Rest übernehmen wir.
Erstgespräch
30 Minuten über deine Abläufe. Wo verlierst du Zeit? Am Ende weißt du, was möglich ist, und ob wir zusammenpassen. Kostenlos.
Probefahrt und Festpreis
Wir zeigen dir, welcher Ablauf den größten Hebel bringt, als klickbaren Prototyp. Danach bekommst du den Festpreis, bevor etwas startet. Keine versteckten Kosten.
Wir bauen
Du machst weiter dein Business, wir bauen. Du siehst Zwischenstände, kein Fachchinesisch. Keine monatelange Blackbox.
Einführung und Betrieb
Dein Workflow geht live, mit verständlicher Einweisung. Danach betreiben wir ihn: Server, Updates, Weiterentwicklung.
Der erste Schritt kostet dich nichts außer 30 Minuten.
Häufige Fragen
Häufige Fragen zu n8n
Das fragen uns Unternehmer vor dem Start am häufigsten. Deine Frage ist nicht dabei? Dann klären wir sie im Erstgespräch.
n8n ist ein Open-Source-Tool für Workflow-Automatisierung. Du baust damit Abläufe zwischen deinen Programmen und Diensten, ohne tief programmieren zu müssen. Eine Rechnung kommt rein, wird ausgelesen, abgelegt und erfasst, ohne dass jemand Daten von Hand kopiert.
n8n kann auf deinem eigenen Server oder bei einem europäischen Hoster laufen. Damit behältst du die Kontrolle, wo deine Daten verarbeitet werden. Wie DSGVO-konform dein Setup wirklich ist, hängt aber von der Konfiguration ab und davon, welche Daten in welchem Workflow landen. Für KI-Schritte gibt es EU-Modelle wie Mistral AI. Das ist technische Information, keine Rechtsberatung.
Selbst gehostet ist die Software kostenlos. Du zahlst nur für den Server. Die Cloud-Version von n8n rechnet nach Nutzung ab, also nach der Anzahl der Ausführungen. Versteckte Kosten pro Nutzer oder pro Integration gibt es nicht. Was der Aufbau kostet, bekommst du nach der Probefahrt als Festpreis. Ein Modul deiner eigenen Software startet ab 6.000 € netto.
Zum Beispiel Gmail und Outlook, CRM-Systeme wie HubSpot, Pipedrive oder Salesforce, Asana, Trello, Jira, Google Drive, Dropbox, OneDrive, Slack, Microsoft Teams, Airtable und Datenbanken wie MySQL oder PostgreSQL. Über HTTP-Anfragen und Webhooks spricht n8n mit praktisch jedem Dienst, der eine API anbietet.
Für den Aufbau braucht n8n technisches Verständnis, die Lernkurve ist steiler als bei Zapier. Deshalb bauen wir den Workflow. Du musst kein Technik-Experte sein und nichts vorbereiten. Bei der Einführung bekommst du eine verständliche Einweisung. Den Betrieb mit Server und Updates übernehmen wir.
Nein, nicht im klassischen Sinn. Wir sind eine KI-Agentur für eigene Software und nutzen n8n als Baustein darin. Einzelne Workflows ohne eigene Software bauen wir nicht mehr. Du arbeitest direkt mit denen, die bauen, nicht mit einer Hotline.
Unser Sitz ist in Vöcklabruck, in Wien sind wir regelmäßig. Für einen n8n-Berater ist der Ort aber selten entscheidend: Die Workflows entstehen an deinen Programmen, und das läuft zum größten Teil online. Betriebe in ganz Österreich und im DACH-Raum arbeiten so mit uns zusammen. Wenn ein Termin vor Ort sinnvoll ist, klären wir das im Erstgespräch.
Zapier ist gut für einen schnellen Start mit einfachen Automatisierungen. Mit mehr Zaps und mehr Daten steigen dort aber die Gebühren schnell, und die Daten laufen über externe Server. Für KMU, denen Datenschutz, Kontrolle und langfristiges Wachstum wichtig sind, empfehlen wir n8n.
Ja. n8n bindet KI-Modelle wie Google Gemini oder OpenAI ein. So liest eine KI zum Beispiel Rechnungen aus, sortiert E-Mails oder recherchiert Firmendaten. Du kannst damit auch eigene KI-Agenten bauen.
Mit der einen Aufgabe, die dich jeden Tag am meisten Zeit kostet. Klein starten, testen und erst ausbauen, wenn der Workflow stabil läuft. Wie das bei dir aussehen kann, zeigt dir die Software-Probefahrt: ein klickbarer Prototyp in 14 Tagen.
Selbst reinlesen
Weiterlesen: n8n-Anleitungen
Im Blog liegen über 20 Anleitungen zu n8n. Schritt für Schritt erklärt, für Unternehmer ohne IT-Abteilung.
n8n für Anfänger: Guide für KMU und Unternehmer
Die Fragen, die uns Unternehmer vor dem Start am häufigsten stellen. Von den Kosten bis zur DSGVO.
Lesen → VergleichMake vs. n8n vs. Zapier: welches Tool passt zu deinem KMU?
Kosten, Datenschutz und Skalierbarkeit. Die drei Tools im direkten Vergleich.
Lesen → Datenschutzn8n DSGVO-konform nutzen: Realitäts-Check für dein Unternehmen
Self-Hosting, EU-Modelle wie Mistral AI und Datenminimierung.
Lesen →Praxisbeispiel für deinen Betrieb
Wie sieht n8n als Teil einer eigenen Software aus?
Wähl Bereich und Branche, dann kommt eine echte Fallstudie mit Kosten per Mail.
2 Klicks, kostenlos per Mail.
Lass uns anfangen
Welcher Ablauf soll bei dir als Erstes von allein laufen?
Im Erstgespräch schauen wir, welcher Workflow bei dir am meisten bringt. 30 Minuten, kostenlos, unverbindlich. Am Ende hast du Klarheit, egal ob wir zusammenarbeiten oder nicht.