Prüfungen und Fristen: Prüffristen und Wartungsverträge verwalten. In deiner eigenen Software.
Jede Anlage weiß, wann sie dran ist. Jeder Vertrag, wann er ausläuft. Wir bauen dir die Software dazu, komplett neu oder angedockt an deine Branchensoftware. Du siehst sie vorher als Prototyp und zahlst einen Festpreis.
- Prototyp in 14 Tagen
- 1 Modul ab 6.000 €
- Daten in der EU
Woran es hakt
Warum Prüffristen in Excel und auf Karteikarten durchrutschen
Die Frist hängt an der Anlage, nicht am Kalender. Genau das bildet eine Tabelle schlecht ab. Also sucht jemand. Jede Woche.
01
Fälliges sucht man von Hand
Eine Karteikarte pro Standort. Darauf Kunde, Anlagen, letzte Prüfungen. Jeden Montag legt jemand zusammen, was fällig ist.
02
Überfälliges findet keiner gezielt
Die Daten liegen oft schon in einer Branchensoftware. Lange überfällige Anlagen lassen sich dort aber nicht gezielt suchen.
03
Verträge laufen still aus
Ein Wartungsvertrag endet, und niemand fasst nach. Auffallen tut es erst, wenn der nächste Termin ausbleibt.
Was deine Software kann
Was eine eigene Fristenverwaltung für dich tut
Die Rechenarbeit macht das System, nicht der Mensch. Du siehst, was dran ist, und gibst frei.
- Jede Anlage mit Intervall und HistorieKunde, Standort, letzte Prüfung und nächste Fälligkeit an einem Ort.
- Klare ReihenfolgeErst Fixtermine, dann überfällig, dann fällig. Was fällig heißt, legst du fest. Beim Prüfbetrieb unten sind es Monat 11 und 12 nach der letzten Prüfung.
- Aus der Frist wird ein TerminFällige Anlagen landen direkt in der Wochenplanung. Mehr dazu bei der Einsatzplanung für Servicetechniker.
- Nichts bleibt liegenIst ein Kunde nicht erreichbar, landet automatisch eine Aufgabe beim Büro.
- Deine Liste kommt mitAnlagen, Kunden und letzte Prüfungen übernehmen wir bei der Einführung. Du fängst nicht bei null an.
- Wartungsverträge im selben SystemVertrag, Anlage und Intervall hängen zusammen. Was bald ausläuft, steht auf einer Liste.
Welche Intervalle gesetzlich gelten, klärst du mit deiner zuständigen Stelle. Die Software rechnet mit den Regeln, die wir in der Probefahrt festlegen. Eine rechtliche Prüfung ersetzt sie nicht.
Wartungsverträge
Wartungsverträge verwalten: derselbe Ablauf, dieselbe Software
Anlage, Intervall, Fälligkeit, Erinnerung. Ein Wartungsvertrag folgt demselben Muster wie eine Prüffrist. Deshalb gehören beide in eine Software. Nicht in zwei Excel-Listen, die nichts voneinander wissen.
Vertrag
Hängt an Kunde und Anlage
Laufzeit, Intervall und vereinbarte Leistung stehen beim Kunden. Ein Klick zeigt, welche Anlagen der Vertrag abdeckt.
Termin
Aus dem Vertrag wird ein Einsatz
Ist eine Wartung fällig, landet sie in der Wochenplanung. Genau wie eine fällige Prüfung.
Nachfassen
Auslaufen sieht man vorher
Läuft ein Vertrag aus, steht er auf einer Arbeitsliste. Nicht erst, wenn der Kunde fragt, warum keiner kommt.
Wie viel da liegen bleibt, hat uns ein Händler für Wäscherei- und Großküchentechnik aus Rheinland-Pfalz gezeigt. 32 Altkunden hatten keinen neuen Wartungsvertrag. Heute stehen sie als Arbeitsliste in seinem Vertriebssystem, das wir gebaut haben.
Echter Fall, ohne Namen
Wie ein Prüfbetrieb über 10.000 Anlagen nach Fälligkeit plant
Stand Oktober 2026: Testbetrieb, ein Techniker plant seit September selbst
Früher gab es eine Karteikarte pro Standort. Jeden Montag suchte jeder Techniker zusammen, was fällig ist. Dann rief ein Kunde an, und die Karten wurden neu geschoben.
Die Daten lagen schon in der Buchhaltungssoftware. Planen konnte man damit nicht. Sie zeigt keine Fälligkeit nach Gebiet und keine Wochenroute.
Heute rechnet die neue Software die Fälligkeit für jede Anlage und schlägt die Route vor. Die Buchhaltungssoftware bleibt. Wir lesen dort nur, wir schreiben nie hinein.
- Branche
- Prüfung von Aufzügen, Toren und Arbeitsmitteln
- Region
- Oberösterreich, Einsätze in ganz Österreich
- Größe
- 8 Prüftechniker plus Büro
- Module
- Prüfungen und Fristen, Termine und Einsätze
- Paket
- Branchensoftware
- Zeit bis live
- rund 4 Monate
Echte Oberfläche, Techniker-Ansicht. Kundennamen entfernt.
Nachgebaut nach dem echten System, Demodaten.
Neu oder angedockt
Neu oder angedockt an deine Branchensoftware
Deine Branchensoftware bleibt, wenn sie ihren Job macht. Wir bauen den Teil, der fehlt, und docken ihn an.
Deine Branchensoftware
Kunden, Anlagen, Rechnungen. Bleibt, wie sie ist.
Fristen und Verträge
Fälligkeiten, Erinnerungen, Nachfass-Liste. Neu gebaut, genau für euren Ablauf.
Beim Prüfbetrieb blieb die Buchhaltungssoftware, was sie war. Die Fristen laufen in der neuen Software. Passt kein Programm zu euch, bauen wir die ganze Software. Der Code gehört dir, die Daten liegen auf einem eigenen Server in der EU.
KI in deiner Software
Wo die KI mitarbeitet. Und wo nicht.
Fristen rechnen braucht keine KI. Das macht das System, verlässlich und nachvollziehbar. Die KI übernimmt die Arbeit rundherum.
Rolle 1 · erledigt, was keiner machen will
Rechnungen und Belege lesen
Die KI liest PDFs und Scans aus dem Postfach und trägt Firma, Betrag und Fälligkeit ein. Kommt eine Mail ohne Rechnung, kommt eine Warnung.
Beleg: Bei einem Tor- und Brandschutzbetrieb aus der Steiermark liest die KI rund 25 Rechnungen pro Woche aus dem Postfach.
Rolle 2 · Hebel für den ganzen Betrieb
Angebote, Antworten, Abfragen
Die KI schreibt Angebote und Antworten vor und beantwortet Fragen zu deinen eigenen Daten. So schafft dasselbe Team mehr. Ein Mensch gibt frei.
Beleg: Bei einer Unternehmensberatung schreibt die KI Angebote vor. 15 Minuten statt einer Stunde je Angebot.
Ehrlich verglichen
Fertiger Wartungsplaner oder eigene Software?
Es gibt fertige Wartungsplaner und Prüfsoftware. Passt eine davon zu deinem Ablauf, nimm sie. Das ist schneller und günstiger.
Ein fertiges Programm reicht, wenn
- deine Fristen dem Standard folgen
- du nur eigene Geräte prüfst, nicht Anlagen bei Kunden
- Planung, Verträge und Rechnung getrennt bleiben dürfen
Eigene Software lohnt sich, wenn
- deine Fristen eigene Regeln haben
- Prüfung, Route und Vertrag in einem System laufen sollen
- ihr neben dem fertigen Programm doch wieder Excel führt
- deine Branchensoftware bleiben soll
Wie du das abwägst und was es kostet, steht auf eigene Software entwickeln lassen. Wenn heute eine Liste den Ton angibt: Excel ablösen.
Ablauf und Preise
Was kostet eine eigene Fristenverwaltung?
- Erstgespräch30 Minuten, kostenlos. Wir klären, ob es sich lohnt.
- ProbefahrtKlickbarer Prototyp in 14 Tagen. Dein Team klickt mit.
- UmsetzungFestpreis, alle zwei Wochen ein Teststand.
- EinführungDaten übernehmen, Team schulen.
- BetriebServer, Updates, Weiterentwicklung.
1 Modul
ab 6.000 €
Live 2 Wochen nach Auftrag.
2 bis 3 Module
bis 18.000 €
Live in 6 bis 8 Wochen.
Branchensoftware
ab 18.000 €
Live in 3 bis 4 Monaten.
Fristen und Verträge allein sind meist ein Modul. Mit Einsatzplanung sind es 2 bis 3 Module. Der Prüfbetrieb oben hat die ganze Branchensoftware gebaut. Alle Preise netto. Die Probefahrt kostet 1.500 €, für eine Branchensoftware 2.900 €. Beauftragst du innerhalb von 30 Tagen, rechnen wir sie an. Betrieb ab 390 € im Monat. Was Software kostet
Häufige Fragen
Prüffristen und Verträge: kurz beantwortet
Kann ich meine Fristenliste aus Excel übernehmen?
Ja. Bei der Einführung übernehmen wir Anlagen, Kunden und letzte Prüfungen. Beim Prüfbetrieb oben waren die echten Daten in Woche 7 im System.
Kennt die Software die gesetzlichen Prüffristen?
Sie rechnet mit den Intervallen, die wir in der Probefahrt mit dir festlegen. Welche Fristen für deine Anlagen gelten, bestätigt deine zuständige Stelle.
Kann ich darin auch Wartungsverträge verwalten?
Ja. Vertrag, Anlage und Intervall hängen zusammen. Ist eine Wartung fällig, wird sie zum Termin. Läuft ein Vertrag aus, steht er auf einer Arbeitsliste.
Muss ich meine Branchensoftware ersetzen?
Nein. Meistens bauen wir den Teil, der fehlt, und docken ihn an. Wir lesen dort nur und schreiben nicht hinein.
Was kostet eine eigene Fristenverwaltung?
Ein Modul ab 6.000 € netto, live 2 Wochen nach Auftrag. Mit Einsatzplanung und Verträgen 2 bis 3 Module bis 18.000 €. Den Festpreis bekommst du nach der Probefahrt.
Wer kümmert sich, wenn etwas nicht läuft?
Wir. Server, Backups, Sicherheitsupdates, Überwachung und Fehlerbehebung stecken im Betrieb ab 390 € im Monat. Du brauchst keine eigene IT.
Der erste Schritt
Fang mit deinen Fristen an.
In 30 Minuten klären wir, ob sich eine eigene Software für deine Fristen und Verträge lohnt. Wenn nicht, sagen wir dir das.
DigiUp ist die KI-Agentur für eigene Software aus Vöcklabruck. Gegründet von Simon Bassani, Business Process Engineer: erst der Ablauf, dann die Software.