Personal und Stunden · Gastronomie: HR-Software für die Gastronomie: Anmeldung, Dienstzettel, Personalakt.
Neue Leute anmelden, Dienstzettel unterschreiben, Stunden an den Steuerberater. Wir bauen dir die Personalverwaltung, die so arbeitet wie dein Betrieb. Am Tablet im Lokal, ohne Tabellen dahinter.
- Unterschrift am Tablet
- mehrere Firmen
- Daten auf deinem Server
KI-Vorschlag aus dem Foto. Bitte gegenlesen.
Tipp: Ändere eine Ziffer der SV-Nummer oder schreib 0082 ins Geburtsjahr. Die Prüfung läuft mit.
Woran es hakt
Wo Personalverwaltung in der Gastronomie hakt
In der Gastronomie kommen und gehen Leute. Jede Anmeldung muss sitzen. Mit Formularen, Tabellen und Mails dazwischen sitzt sie oft nicht.
01
Zwölf Abläufe, zwei Tabellen
Hinter einem Online-Formular liefen zwölf automatische Abläufe. Jemand benannte eine Spalte um. Danach scheiterten die Anmeldungen tagelang.
02
Anmeldungen gehen verloren
Ein Ablauf stand 13 Tage still, und niemand merkte es. Im Juni gingen sechs Anmeldungen komplett verloren.
03
Ein Briefkopf für zwei Firmen
Der Signaturdienst kannte nur einen festen Briefkopf. Die Lösung war ein weißes Bild über dem falschen Kopf.
Was deine Software kann
Was deine eigene Personalverwaltung kann
Anmeldung, Dienstzettel, Personalakt und Stunden in einer Software. Gebaut für den Ablauf im Lokal: Chef und neue Kraft stehen nebeneinander, ein Tablet in der Hand.
- Anmelden in einem FormularAm Tablet im Lokal oder per Link. Die Software prüft die SV-Nummer samt Prüfziffer und erkennt, wenn jemand schon angelegt ist.
- Der Dienstzettel entsteht von selbstMit dem richtigen Briefkopf je Firma. Die neue Kraft unterschreibt mit dem Finger, am eigenen Handy oder an der Signatur-Station.
- Der Chef unterschreibt gesammeltSeine Unterschrift hinterlegt er einmal. 30 Dienstzettel unterschreibt er in einer Minute.
- Ein Personalakt für allesDokumente, Unterweisungen mit Fälligkeit, Arbeitskleidung, Verwarnungen, Austritt. Verwarnungen lassen sich nicht löschen, nur ergänzen.
- Stunden ohne AbtippenJede Person hat eine feste Einteilung. Du trägst nur Abweichungen ein: Überstunden, Urlaub, Krankenstand.
- Fehler bleiben nicht unbemerktScheitert eine Mail, ist die Anmeldung trotzdem gespeichert. Hängt etwas, bekommt die Geschäftsführung eine Nachricht aufs Handy.
Echter Fall, ohne Namen
Wie eine Wiener Gastronomiegruppe keine Anmeldung mehr verliert
Live seit Oktober 2026
Montag, kurz vor Mittag. Ein neuer Kellner soll heute anfangen. Er füllt ein Online-Formular aus: Name, Bankdaten, SV-Nummer, ein Foto vom Ausweis.
Früher liefen dahinter zwölf Abläufe auf zwei Google-Tabellen. Dazu kamen doppelte Personen, Geburtsjahre wie 0082 und „wird nachgereicht“ statt SV-Nummer.
Am Anfang haben wir jeden alten Ablauf aufgenommen, Feld für Feld. Jeder Fehler, der je passiert war, wurde zu einer Regel. Mehrere Wochen lief die neue Software als Spiegel neben den Tabellen. Am Stichtag haben wir den Anmeldelink umgelegt.
- Branche
- Gastronomie
- Region
- Wien
- Größe
- rund 90 Mitarbeitende in zwei Firmen
- Module
- Personal und Stunden, Unterweisungen mit Fälligkeit
- Paket
- 2 bis 3 Module
- Zeit bis live
- rund 13 Wochen bis zum Umstieg
Nachgebaut nach der echten Software, Beispieldaten. Echte Personaldaten zeigen wir nicht.
Warum hier kein Firmenname steht: Es geht um Personaldaten von rund 90 Menschen. Die gehören in keine Werbung.
Neu oder angedockt
Lohnverrechnung bleibt, wo sie ist
Wir bauen keine Lohnverrechnung nach. Die macht dein Steuerberater oder dein Lohnprogramm. Die Software liefert ihm am Monatsende, was er braucht.
Steuerberater oder Lohnprogramm
Lohn, Meldungen, Abrechnung. Bleibt, wie es ist.
Personalverwaltung
Anmeldung, Dienstzettel, Personalakt, Stunden. Monatsabrechnung nach Freigabe an den Steuerberater.
Beim Gastrobetrieb läuft die Software auf dem eigenen Server des Kunden. Der Umzug dorthin kostete zwei Minuten Pause. Passt kein Programm zu euch, bauen wir die ganze Software. Der Code gehört dir, die Daten liegen auf einem eigenen Server in der EU.
KI in deiner Software
Was macht die KI in deiner HR-Software?
Sie nimmt das Abtippen ab. Entscheiden tut ein Mensch.
Rolle 1 · erledigt, was keiner machen will
Ausweis und E-Card lesen
Die KI liest Ausweis und E-Card vom Foto und schlägt Name, Geburtsdatum und Nummer vor. Die Software übernimmt erst, wenn ein Mensch gegengelesen hat.
Beleg: Wiener Gastronomiegruppe, rund 90 Mitarbeitende. Welcher KI-Dienst welche Daten sieht, legen wir vorher mit dir fest.
Rolle 2 · Hebel für den ganzen Betrieb
Angebote, Antworten, Abfragen
Die KI schreibt Angebote und Antworten vor und beantwortet Fragen zu deinen eigenen Daten. So schafft dasselbe Team mehr. Ein Mensch gibt frei.
Beleg: Bei einer Unternehmensberatung schreibt die KI Angebote vor. 15 Minuten statt einer Stunde je Angebot.
Ehrlich verglichen
Dienstplan-App oder eigene HR-Software?
Für Dienstpläne und Zeiterfassung gibt es viele fertige Apps. Brauchst du nur das, nimm eine davon.
Eine fertige App reicht, wenn
- du nur Dienstpläne oder Zeiten erfassen willst
- eine Firma, ein Briefkopf, ein Ablauf
- Anmeldung und Dienstzettel woanders sauber laufen
Eigene Software lohnt sich, wenn
- Anmeldung, Dienstzettel, Personalakt und Stunden zusammengehören
- du mehrere Firmen oder Betriebe hast
- vor Ort am Tablet unterschrieben wird
- heute Formulare, Tabellen und Mails zusammengeklebt sind
Mehr zu KI im Lokal: KI für Gastronomie. Pakete und Kosten: eigene Software entwickeln lassen.
Ablauf und Preise
Was kostet eine eigene HR-Software?
- Erstgespräch30 Minuten, kostenlos. Wir klären, ob es sich lohnt.
- ProbefahrtKlickbarer Prototyp in 14 Tagen. Dein Team klickt mit.
- UmsetzungFestpreis, alle zwei Wochen ein Teststand.
- EinführungDaten übernehmen, Team schulen.
- BetriebServer, Updates, Weiterentwicklung.
1 Modul
ab 6.000 €
Live 2 Wochen nach Auftrag.
2 bis 3 Module
bis 18.000 €
Live in 6 bis 8 Wochen.
Branchensoftware
ab 18.000 €
Live in 3 bis 4 Monaten.
Nur Anmeldung und Dienstzettel sind ein Modul. Mit Personalakt und Stunden sind es 2 bis 3 Module, so wie bei der Gastronomiegruppe oben. Alle Preise netto. Die Probefahrt kostet 1.500 €, für eine Branchensoftware 2.900 €. Beauftragst du innerhalb von 30 Tagen, rechnen wir sie an. Betrieb ab 390 € im Monat. Was Software kostet
Häufige Fragen
HR-Software für die Gastronomie: kurz beantwortet
Ersetzt die Software meine Lohnverrechnung?
Nein. Lohn und Meldungen bleiben bei deinem Steuerberater oder Lohnprogramm. Die Software schickt ihm am Monatsende die Abrechnung nach deiner Freigabe.
Ist das eine digitale Personalakte?
Ja, mit allem, was dazugehört: Dokumente, Dienstzettel, Unterweisungen mit Fälligkeit, Arbeitskleidung, Verwarnungen und Austritt. Was davon du brauchst, legen wir in der Probefahrt fest.
Wo liegen die Mitarbeiterdaten?
Auf einem eigenen Server in der EU. Beim Gastrobetrieb oben liegt die Software auf dem Server des Kunden. Welcher KI-Dienst welche Daten sieht, legen wir vorher mit dir fest.
Können neue Leute ohne eigene Mailadresse unterschreiben?
Ja. Sie unterschreiben am iPad im Betrieb, an der Signatur-Station.
Geht das für mehrere Firmen oder Betriebe?
Ja. Jede Firma bekommt ihren eigenen Briefkopf auf dem Dienstzettel. Das Büro sieht alle Betriebe auf einen Blick.
Was kostet eine eigene HR-Software?
Ein Modul ab 6.000 € netto, live 2 Wochen nach Auftrag. Anmeldung, Personalakt und Stunden zusammen sind 2 bis 3 Module bis 18.000 €. Den Festpreis bekommst du nach der Probefahrt.
Der erste Schritt
Keine verlorene Anmeldung mehr.
In 30 Minuten klären wir, ob sich eine eigene HR-Software für deinen Betrieb lohnt. Wenn nicht, sagen wir dir das.
DigiUp ist die KI-Agentur für eigene Software aus Vöcklabruck. Gegründet von Simon Bassani, Business Process Engineer: erst der Ablauf, dann die Software.